Pengelolaan Arsip Digital dalam Administrasi Pendidikan di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School

Azizah Nurul Mutmainnah; Irman Suherman; Abdul Kholik

doi:10.30997/karimahtauhid.v5i7.25658

Authors

Azizah Nurul Mutmainnah Universitas Djuanda
Irman Suherman Universitas Djuanda
Abdul Kholik Universitas Djuanda

DOI:

https://doi.org/10.30997/karimahtauhid.v5i7.25658

Keywords:

arsip digital, administrasi pendidikan, Edunav, pengelolaan arsip

Abstract

Pengelolaan arsip digital merupakan unsur penting dalam meningkatkan efektivitas administrasi pendidikan di tengah perkembangan teknologi informasi. Pemanfaatan teknologi digital dalam pengarsipan mampu mempercepat proses penyimpanan, pencarian, serta pengelolaan dokumen, meskipun penerapannya implementasinya masih menghadapi tantangan dari sisi teknologi serta kompetensi pengguna dalam mengelola sistem digital. Penelitian ini bertujuan untuk mendeskripsikan pelaksanaan pengelolaan arsip digital, mengidentifikasi berbagai hambatan yang muncul, serta mengkaji upaya optimalisasi pengelolaannya dalam menunjang administrasi pendidikan di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School. Penelitian ini menerapkan pendekatan kualitatif dengan metode deskriptif. Pengumpulan datanya melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi dengan melibatkan kepala sekolah, staf IT, operator sekolah, serta guru sebagai informan. Temuan penelitian mengungkapkan bahwa pengelolaan arsip digital sudah dilaksanakan dengan memanfaatkan aplikasi Edunav, Microsoft Office, dan Google Drive sebagai sarana pengelolaan, penyimpanan, pencarian, serta akses dokumen administrasi. Penerapan sistem tersebut mempermudah proses temu kembali dokumen, meningkatkan keamanan data melalui penyimpanan berbasis cloud, serta mendukung pengelolaan administrasi akademik maupun nonakademik secara terpadu. Kendala yang ditemukan meliputi gangguan koneksi internet, pemadaman listrik, keterbatasan kapasitas penyimpanan cloud, penurunan kinerja server pada waktu tertentu, serta perlunya peningkatan kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem digital. Untuk mengatasi hambatan tersebut, sekolah melakukan berbagai langkah seperti pengembangan pemanfaatan sistem digital, penyediaan fasilitas pendukung, pelaksanaan pencadangan data secara berkala, monitoring dan evaluasi sistem, serta pelatihan dan pendampingan bagi tenaga pendidik dan tenaga administrasi. Penelitian ini berfokus pada satu lembaga pendidikan sehingga hasilnya belum dapat mewakili seluruh lembaga pendidikan. Meskipun demikian, penelitian ini memberikan gambaran mengenai praktik pengelolaan arsip digital di lingkungan sekolah berbasis pesantren dan dapat dijadikan sebagai referensi dalam pengembangan administrasi pendidikan berbasis digital. Penerapan pengelolaan arsip digital di Cahaya Rancamaya Islamic Boarding School secara keseluruhan telah memberikan manfaat nyata dalam meningkatkan kualitas, efektivitas, dan efisiensi administrasi pendidikan.

References

Adlini, M. N., Dinda, A. H., Yulinda, S., & Chotimah, O. (2022). Metode Penelitian Kualitatif Studi Pustaka. 6(1), 974–980.

Anisah, Wahyunigsih, D., Helmud, E., Suwanda, T., Romadiana, P., & Irawan, D. (2021). Rancang Bangun Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital. Jurnal SISFOKOM (Sistem Informasi Dan Komputer), 10(3), 419–425.

Ardiansyah, Risnita, & Jailani, M. S. (2023). Teknik Pengumpulan Data Dan Instrumen Penelitian Ilmiah Pendidikan Pada Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif. Jurnal Pendidikan Islam, 1, 2987–1298.

Faiza, F. S., Ratnaningsih, S., & Hakiem, N. (2025). Penguatan Literasi Digital Guru Melalui Penerapan Edunav : Studi Kasus Sekolah Kharisma Bangsa. Jurnal Manajemen Pendidikan, 10(4), 2801–2813.

Fuadiyah, A. S., Lutfianti, A., Umar, N., Azizah, Z. N., & Siswadi. (2026). Peran Kepemimpinan Pendidikan dalam Sistem Manajemen Kearsipan Untuk Meningkatkan Efisiensi dan Keamanan Data di Era Digital. 12(02), 2477–5673.

Hasanah, S. F., Amalia, F., Razan, Z. R., & Siswadi. (2026). Strategi Kepemimpinan Pendidikan dalam Mengatasi Problematika Kearsipan Berbasis Digital di Lembaga Pendidikan. Jurnal Ilmiah PGSD FKIP Universitas Mandiri, 12(02), 2477–5673.

Humolungo, S., Djafar, F., & Luwao, S. R. (2025). Kemampuan Teknis Sumber Daya Manusia dalam Pengelolaan Arsip : Studi Kasus pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gorontalo. Jurnal Somasi, 242–248.

Janah, E. U., Hidayah, P. F., Adysti, R. N., & Arjuna, R. H. (2024). Peran Digitalisasi Arsip untuk Meningkatkan Efektivitas Manajemen Dokumen Arsip di Dinas Arsip Kota Semarang. Jurnal Penelitian Guru Indonesia, 5, 474–484.

Laelatunnufus, A., Muntaz, L. Il, & Julaikha, S. (2026). Analisis Kesiapan Manajemen Sekolah dalam Implementasi Pengelolaan Arsip Digital (Studi Kasus Tk Swasta di Kota Mataram). Nusantara Hasana Journal, 5(9), 74–83.

Laeliyah, F. (2025). Peran Sistem Informasi Manajemen Pendidikan (Simdik)Dalam Meningkatkan Efisiensi Administrasi Sekolah. Jurnal Ilmiah Pendidikan Dasar, 10(September), 252–261.

Mulyanto, Mundilarno, & Hakim, L. N. (2022). Sistem Informasi Manajemen Pendidikan Melalui School Information Sistem ( Sis ) Edunav di SMP Semesta Bilingual Boarding School. Seminar Nasional Hasil Penelitian Dan Pengabdian Kepada Masyarakat 2022 LP2M UST Jogja, 153–166.

Niamah, A. (2020). Implementasi Manajemen Kearsipan Dalam Meningkatkan Administrasi Sekolah Bidang Tata Usaha di SMK PGRI 2 Ponorogo [Institut Agama Islam Negeri (IAIN) Ponorogo]. In Skripsi, IAIN Ponorogo. http://etheses.iainponorogo.ac.id/10236/

Ningrum, B. H. C., & Murtadlo, M. N. (2026). Analisis Kompetensi Sumber Daya Manusia dan Tantangan Pengelolaan Kearsipan. Jurnal Sekretari & Administrasi (Serasi), 24(1), 1–16.

Nurzana, A., Tarbiyah, F., Keguruan, D. A. N., Islam, U., Sultan, N., & Kasim, S. (2024). Manajemen Arsip Digital Untuk Meningkatkan Layanan Administrasi Pendidikan.

Oktafia, Maulana, A., & Naimah, S. (2025). Kompetensi Tenaga Administrasi Terhadap Efektivitas Pengelolaan Arsip di Lembaga Pendidikan. Jurnal Pelita Pendidikan, 2(1), 42–57.

Poltak, H., & Widjaja, R. R. (2024). Pendekatan Metode Studi Kasus dalam Riset Kualitatif. 1–4. https://doi.org/10.59810/localengineering

Priatna, Y. (2021). Peran Pengelolaan Arsip Digital Universitas Muhammadiyah Ponorogo dalam Upaya Peningkatan Kualitas Administrasi Universitas Muhammadiyah Ponorogo. Jurnal Pustaka Budaya, 8(1), 64–73.

Rahmawati, I., Soeganda, B. C., & Lestari, H. (2025). Pelatihan Pengelolaan Administrasi Pendidikan Berbasis Digital Bagi Tenaga Kependidikan di MA Swasta Se Kecamatan Cibungbulang. Jurnal Pengabdian Masyarakat Institut Agama Islam Sahid Bogor, 04(02), 14–21.

Ramadhani, H. N., Rofiah, S. R., Abdilah, Y. M., & Siswadi. (2026). Evaluasi Sistem Kearsipan Pendidikan di Indonesia Perspektif Manajemen dan Transformasi Digital. Jurnal Ilmiah PGSD FKIP Universitas Mandiri, 12(02), 2477–5673.

Salsabila, N. M., Sobiruddin, D., & Lolytasari. (2022). Pengelolaan Arsip Nilai Rapor Berbasis SIMAK di MAN 4 Jakarta. Al-Ma’mun: Jurnal Kajian Kepustakawanan Dan Informasi, 03(02), 121–136.

Sulistiawati, E., Hafid, E., Suban, A., Syamsudduha, S., & Idris, R. (2025). Administrative Management Through Digital Archives (Google Drive) At UPT SMP NEGERI 1 AMALI. Al Qalam: Jurnal Ilmiah Keagamaan Dan Kemasyarakatan, 19(5), 2663–2683.

Susanto, D., & Jailani, M. S. (2023). Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data Dalam Penelitian Ilmiah. Jurnal Pendidikan, Sosial Dan Humaniora, 1(1), 53–61.

Wulandari, D. S., & Ismaya. (2023). Pengelolaan Arsip Elektronik di Era Digital. IKOMIK : Jurnal Ilmu Komunikasi Dan Informasi, 3(2), 39–43.

Wulandari, S., Isyawati, R., & Ganggi, P. (2021). Pengalaman pemanfaatan cloud storage mahasiswa Teknik Komputer Universitas Diponegoro ( Undip ) dalam pengelolaan arsip digital. Journal of Library and Information Science, 1(13), 49–66.