Faktor - Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Pengelolaan Kearsipan Berbasis Elektronik

Abstract

Transformasi digital saat ini menjadi hal yang sangat urgen dalam sistem pemerintahan guna meningkatkan efisiensi, akuntabilitas, dan kemudahan akses informasi, termasuk dalam pegelolaan arsip digital. Namun pengelolaan arsip digital berbasis elektronik di DPRD Kota Bogor saat ini belum efektif, dan masih mengalami beberapa kendala seperti kapasitas penyimpanan terbatas, jaringan masih belum optimal dan jumlah sumber daya manusia terbatas dari segi kuantitas. Tujuan dari penelitian adalah untuk mengevaluasi efektivitas pengelolaan kearsipan berbasis elektronik di DPRD Kota Bogor melalui implementasi aplikasi Simardi (Sistem Informasi Manajemen Arsip Digital). Metode ini menggunakan pendekatan deskriptif kuantitatif melalui  teknik sampling jenuh terhadap 10 responden pegawai bidang kearsipan. Instrumen penelitian disusun berdasarkan teori efektivitas dari Siagian, dengan dua dimensi utama: sumber daya manusia dan sarana prasarana. Hasil penelitian menunjukkan bahwa efektivitas sistem Simardi tergolong baik, dengan nilai rata-rata keseluruhan sebesar 4,15. Dimensi sumber daya manusia memperoleh skor 4,10, sedangkan dimensi sarana prasarana mencapai 4,20. Sistem ini dinilai telah memberikan kontribusi positif terhadap efisiensi kerja, keteraturan dokumen, dan percepatan layanan administrasi. Namun, penelitian juga mengungkapkan sejumlah tantangan seperti keterbatasan penguasaan teknis oleh pegawai, kurang optimalnya pemanfaatan fitur aplikasi, serta kendala infrastruktur jaringan dan kapasitas server. Rekomendasi penelitian ini adalah perlu adanya pelatihan teknis berkala, peningkatan infrastruktur digital, penyusunan pedoman teknis, serta evaluasi sistem secara berkelanjutan. Temuan ini diharapkan menjadi acuan dalam pengembangan sistem kearsipan digital yang lebih optimal dan berkelanjutan di lingkungan pemerintahan.